MESIN PENGGANDA DOKUMEN

MENANGGAPI PENGGANDAAN DOKUMEN

A.   Spesifikasi Peralatan atau Mesin yang dibutuhkan dalam penggandaan Dokumen

1.     Pengertian Mesin Penggandaan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, di tulis arti kata penggandaan, yakni proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula, penggandaan dokumen berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda.

      Dalam memilih peralatan penggandaan dokumen, ada beberapa hal yang harus diperhatikan diantaranya:

a.       Jumlah dokumen salinan yang diperlukan. Kebutuhan/jumlah akan menentukan mesin apa yang digunakan. Misalnya, untuk menggandakan dokumen yang jumlahnya sedikit tidak perlu menggunakan risograf , tetepi cukup dengan mesin fotocopi atau bahkan dicetak langsung.

b.      Perlu tidaknya penduplikasian warna. Perlu juga dipertimbangkan kareba kadang-kadang sangat diperlukan, misalnya untuk grafik atau brosur.

c.       Jenis dan kualitas kertas yang diperlukan. Dalam penggandaan dokumen, kita lihat kesesuaian jenis kertas, hal ini dipertimbangkan dalam hubungannya dengan tujuan pembuatan salinan.

d.      Mesin digunakan untuk pemakaian intensif atau biasa. Jika frekuensi penggandaan tinggi, sehingga mesin yang digunakan sepanjang hari maka kita memilih mesin yang kokoh, stabil, dan hemat listrik atau energi.

2.     Fungsi Penggandaan

Bagian penggandaan di sustu kantor memegang peranan dan fungsi, antara lain:

a.       Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen.

b.      Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya.

c.       Memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatu dokumen sesuai dengan keinginan komsumen.

d.      Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya.

e.       Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal.

3.     Jenis-Jens Alat/Mesin Penggandaan Dokumen

Berikut ini jenis-jenis mesin pengganda dokumen yang banyak digunakan:

a.      Mesin Tik

Mesin tik adalah mesin yang harus dimiliki setiap kantor, berguna untuk memperlancar pekerjaan kantor. Ada 2 macam jenis mesin tik, yaitu:

1)      Mesin tik manual, merupakan mesin tik yang bergerak tanpa bantuan llistrik.

2)      Mesin tik elektrik merupakan mesin tik yang cara kerjanya digerakkan dengan menggunakan bantuan listrik.

b.     Mesin Stensil

Mesin stensil atau duplikator stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah yang banyak dengan menggunakan pembantu “Kertas Master” yang sering disebut stensil sheet. Ada 2 jenis mesin stensil, yaitu 

1. mesin stensil manual

2. mesin stensil listrik

c.     Risograf

Risograf adalah mesin pengganda dokumen mirip dengan fotokopi, namun memiliki kemampuan kecepatan yang lebih tinggi.

d.     Multigraph

Multigraph adalah mesin pengganda yang menggunakan proses cetakan (imprinting process).

e.      Mesin Fotokopi

      

Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran aslinya.

f.       Contact atau Thermography

Proses menggunakan contac dilakuka dengan menempatkan suatu kertas yang telah dibuat peka atau sentized paper pada bahan yang ingin diperbanyak, kemudian dimasukkan ke dalam mesin yang menyinari atau mengeksposnya dan membuat copy.

g.     Mesin Cetak Offset

Mesin cetak offset adalah salah satu jenis dari berbagai macam mesin cetak yang ada saat ini. Sistem penekan mesin offset terdiri atas silinder tempat acuan, silinder karet penghapus, silinder tekan pembawa kertas, dan peralatan yang berfungsi sebagai pembasah acuan sebelum terkena tinta.

h.     Process Liquid atau direct Proces

Direct process atau proses langsung adalah salah satu jenis mesin pengganda. Melalui mesin ini naskah yang hendak digandakan diletakkan di atas suatu lembaran induk atau master sheet yang di belakangnya terdapat lembaran kerbon kusus.

i.        Proses Gelatin

Menggandakan dokumen dengan proses gelatin, proses kerjanya sama dengan direct proses, hanya dalam proses gelatin menggunakan suatu alat yang namanya gelatin.

j.        Mesin Scanner

Scanner merupakan suatu alat yang digunkan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, gambar, hasil pemindahan itu ditransformasikan ke komputer sebagai data digital dan dapat digandakan melalui mesin cetak printer.

k.     Mesin Cetak (Printer)

Printer adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik teks mauoun gabar. Alat ini akan beroperasi jika dihubungkan dengan komputer atau alat lain yang dapat mendukung, seperti kamera digital. Printer menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

l.        Non Karbor

Melalui proses non karbon, proses penggandaan berlangganan lebih mudah untuk menyalin tulisan asli sama dengan karbon. Ini biasa dikenal dengan istilah karbon langsung. Contohnya formulir pajak, form-form perbankan,